정글에서의 프로젝트

여러분은 지금 비행기가 추락해 정글에 불시착 한 상태입니다. 여러분은 가장 먼저 무엇을 하게 될까요? 먼저 주위를 살펴서 몸을 숨길 만한 장소가 있는지, 먹을 것은 있는지 파악하려 할 것입니다. 어느 정도 상황 파악이 끝나면 주위에 맹수는 없는지, 도움을 청할 방법이 없는지 등을 생각하게 될 것입니다. 회사에서 프로젝트를 시작할 때도 비슷한 일들이 처음에 벌어집니다. 여러분은 이 프로젝트가 왜 시작되었는지, 회사의 이익에 어떤 의미가 있는지, 여러분의 커리어에는 어떤 의미가 있는지 등의 프로젝트의 배경과 상황에 대해 파악해야 합니다. 그 다음은 주위에 맹수가 없는지 도움을 줄만한 사람이 없는지 찾아봐야겠죠?

“네? 회사에 무슨 맹수가 있나요?”

회사에는 프로젝트의 진행을 방해할 맹수보다 더 무서운 사람들이 많습니다. 아… 도움을 줄만한 사람들도 많으니 너무 걱정하지는 마세요.

이해관계자 파악하기

이런 모든 사람들을 가리켜 이해관계자(Stakeholder)라고 부릅니다. 프로젝트 초기에 이해관계자를 파악하는 것은 매우 중요한 일입니다. 프로젝트를 성공적으로 이끌기 위해서는 누가 날 도와줄 수 있는 사람인지, 나를 방해할만한 사람은 누구인지 파악해야 하기 때문입니다. 도움은 최대한 받아내고, 방해는 최선을 다해 막아내어야 하겠죠. 이해관계자는 보통 네가지의 유형으로 분류 합니다.

강한 영향력 & 높은 관심

이 유형의 이해관계자는 프로젝트의 성패에 가장 큰 영향을 주기 때문에 가장 잘 모셔야(?) 할 분들입니다. 프로젝트 스폰서인 임원 이상의 직급이 이 유형에 속할 확률이 높습니다. 스폰서는 프로젝트가 잘 돌아가게 관심을 가지고 자원을 제공해 줍니다. 프로젝트에 관심이 많은 당신의 팀장도 여기에 속할 수 있습니다. 또, 프로젝트를 실질적으로 진행하는 프로덕트 팀도 이 유형입니다. 프로젝트가 잘 진행되는지 끝없이 관심을 가지고 있는 사람들이죠. 물론 강한 영향력은 부정적으로 발휘될 수도 있습니다. 따라서 이 유형의 이해관계자들과는 서로 생각하는 것과 목표가 동일한지 최대한 빈번하고 상세히 커뮤니케이션을 하는 것이 매우 중요합니다.

강한 영향력 & 낮은 관심

이 유형은 강한 영향력&높은 관심 유형에서 흑화된 사람들입니다. 매우 바쁜 대표나 임원, 팀장 등이 포함될 수 있습니다. 프로젝트의 성공을 도와야 할 사람들이지만, 너무나 바쁜 일이 많아 프로젝트가 돌아가는데 관심을 가지기 힘든 사람들입니다. 이 유형은 관심이 전혀 없어 보이다가 특정 순간에 과도한 관심을 보이기도 하기 때문에 매우 위험한 부류입니다. 평소에는 관심이 없어서 대화를 할 기회도 없지만, 프로젝트의 결과가 나오는 시점에 자신의 강한 영향력을 이용해 프로젝트의 방향을 바꾸거나, 결과를 무참하게 짓밟아 버리기도 합니다. 따라서 이 유형을 상대할 때는 더욱 적극적으로 커뮤니케이션을 시도해야 합니다. 우리의 목적은 이들이 좀 더 프로젝트에 관심을 기울이게 만들고, 뜬금없이 프로젝트를 뒤집지 않도록 하는 것입니다.

하지만 지속적인 시도에도 이들이 관심을 기울이지 않는다면, 현재 진행하고 있는 프로젝트를 지속해야 하는지 다시 한 번 점검해 볼 필요가 있습니다. 왜냐하면 시장이나 회사의 상황에 따라 야심차게 시작한 프로젝트의 중요성이 점차 낮아지는 경우는 빈번하고, 이런 경우 프로젝트를 지속하는 것이 시간 낭비가 될 수 있습니다. 프로젝트의 중요성을 다시 파악하고, 필요하다면 우선순위를 다시 식별하는 것도 필요합니다.

약한 영향력 & 낮은관심

실제로 프로젝트를 진행하지 않는 대부분의 사람들이 여기에 속합니다. 이 유형의 사람들은 당신이 진행하는 프로젝트에 대해 잘 모르고, 관심도 없습니다. 지나가면서 당신과는 날씨 얘기 정도를 주고 받는 사람들일 것입니다. 이 유형의 사람들은 당신에게 특별한 도움을 주지 않지만, 프로젝트를 망가뜨릴 만한 나쁜 행동도 하지 않는 평범한 소시민들입니다.

약한 영향력 & 높은 관심

이 유형을 이야기 하기 위해 앞에 빌드업을 했다는 생각이 들 정도로 매우 특이한 유형입니다. 저는 이 유형을 다양한 단어로 표현하고는 합니다. 간섭이 심하다는 뜻에서 ‘시어머니’나 ‘오지라퍼’라는 단어를 사용하기도 하고, 프로젝트의 속도를 저하시키는 ‘속도방지턱’이라는 표현도 사용합니다. 이들은 프로젝트에 공식적인 권한은 없지만 모든 일에 대한 과도한 관심으로 프로젝트에 악영향을 끼칩니다.이들의 불필요한 오지랖으로 인해 프로젝트의 속도가 저하되기도 하며, 핵심 담당자가 의욕을 잃게 되는 경우도 있습니다. 이들은 천성적으로 단순한 일을 복잡하게 만드는 능력을 가지고 있습니다. 현재 고민하지 않아야 할 영역들, 무엇을 고민해야 할지도 모를 사항들에 대해 끊임없이 질문을 던지기도 합니다. 이 유형이 프로젝트 근처에 많다면 프로젝트의 실패 확률은 급격히 올라갑니다. 이런 유형은 의도적으로 프로젝트에서 배제시키는 것도 방법입니다.

마무리

프로젝트를 성공하기 위해서는 이해관계자를 잘 파악하고, 프로젝트에 큰 영향력을 줄 수 있는 이해관계자들과 적절한 커뮤니케이션을 하는 것이 핵심이라는 것을 알 수 있습니다. 회사라는 정글에서 맹수에게 물려가거나 귀찮은 모기에게 계속해서 물어 뜯기지 않고, 당신의 탈출을 도와줄 수 있는 귀인을 반드시 찾기를 바랍니다.

PMP에서는 프로젝트 매니저가 신경써야 할 것들을 열 가지로 분류한다. 통합관리, 범위관리, 일정관리, 원가관리, 품질관리, 인적자원관리, 의사소통관리, 위험관리, 조달관리, 이해관계자 관리가 그것이다. 분류된 영역 모두가 프로젝트의 성공을 위해서 중요하지만, 다양한 프로젝트를 진행하며 느낀 바로는 통합관리, 의사소통관리, 그리고 이해관계자 관리가 프로젝트 매니저의 역량에 따라 크게 좌우된다. 이 세가지 영역은 사람에 대해 다루고 있기 때문에 다른 영역을 관리하는데 있어서 광범위하게 영향을 끼친다. 일은 사람이 하는 것이기 때문에 사람이 어떻게 하느냐에 따라 프로젝트의 성패가 결정된다. 혹자는 이해관계자관리라는 말에 대해서 거부감을 보이기도 한다. 사람은 관리의 대상이 아니라 자율성을 주고 올바른 동기부여를 할 수 있도록 환경을 조성해줘야 한다는 것이다.

이해관계자 관리는 가장 어려운 영역이다. 이해관계자(Stakeholder)는 프로젝트의 전반을 구성하는 각각의 점이다. 이해관계자의 범위는 무척 넓다. 프로젝트에 영향을 주는 사람은 모두 이해관계자다. 프로젝트를 진행할 수 있도록 자금을 대어주는 스폰서도 이해관계자이며, 지나가다 프로젝트 상황에 무책임하게 훈수를 던지는 사람도 이해관계자다. PMP에서는 이해관계자를 다음과 같은 네부류로 나누고, 각각에 대한 대응 방법을 제시한다.

이해관계자의 관리가 어려운 이유는 기본적으로 사람은 모두 다르기 때문이다. 사람이 지향하는 가치나 사람의 성향은 사람마다 판이하게 다르다. 여기에 더하여 각 이해관계자는 프로젝트에 대한 관심도가 다르고 영향력이 다르다. 이런 사항들보다 더 문제가 되는 것은 동상이몽인 이해관계자들이 존재한다는 점이다. 기본적으로 모든 이해관계자는 프로젝트의 성공이라는 공통의 목표를 가지지만 그 과실을 나눌 때 자신의 몫을 많이 챙기기 위해 항상 충돌한다. 때로 프로젝트의 실패를 남몰래 바라는 이해관계자도 존재한다 각자의 이해를 위해 움직이는 이해관계자를 프로젝트의 성공이라는 상위 관점에서 조율하려면 각 이해관계자가 원하는 이익이 어떤 것인지 깊이 고민해야 하고, 그것을 줄 수 있도록 노력해야 한다. 그럼에도 불구하고 개별 이해관계자의 이익추구가 전체 프로젝트의 성공을 방해할 때는 과감하게 이해관계자의 요구를 묵살해야 할 때도 있다. 프로젝트 매니저는 모든 이해관계자를 최대한 만족시키려 노력해야 하지만, 모든 이해관계자가 만족하는 것은 사실상 불가능하다. 이것은 마치 성소수자의 인권에 대한 논의에서 성소수자들을 지지하는 리버럴과 극우 기독교 단체를 동시에 만족시킬 수 없는 것과 같다.

의사소통 관리는 가장 주요한 영역이다. 프로젝트 매니저는 업무의 80~90% 가량을 의사소통에 사용한다. 의사소통에서 가장 중요한 것은 효과적이고 효율적인 의사소통이다. 효과적인 의사소통은 해야할 말을 정확하게 잘 하는 것이고, 효율적인 의사소통은 불필요한 말을 하지 않는 것이다. ‘PM+P 프로젝트 의사소통 관리 개요’에 따르면, 효과적인 의사소통을 못하면 역량이 부족한 관리자로 인식되며, 효율적인 의사소통을 못하면 둔하고 영리하지 못한 관리자로 인식된다고 한다. 이 외에 의사소통을 잘하기 위한 것으로 즉시성이 있다. 의사결정이 필요하거나 문제해결이 필요할 때 즉시 담당자들과 논의를 시작하는 것은 프로젝트 매니저가 프로젝트의 병목이 되는 문제를 방지한다. 또한 일찍 시작된 논의를 통해 해결책을 빨리 찾을 수 있다면, 프로젝트의 버퍼를 확보하는데 수월하다. 즉시 문제를 해결할 수 없다면, 회의가 필요한데 회의는 반드시 효율적으로 이루어져야 한다.

통합 관리는 프로젝트에 가장 가치를 주는 영역이다. PMP 교재에서 대개 통합관리가 가장 먼저 언급되는 것은 합당한 이유가 있을 것이다. 통합관리는 프로젝트 매니저만이 할 수 있으며, 프로젝트를 성공하기 위해 가장 큰 가치를 준다. 통합관리를 위해 가장 필요한 것이 위에 언급된 이해관계자 관리와 의사소통 관리다. 의사 결정의 관점에서 프로젝트 매니저는 프로젝트의 상황을 전달하고 의사 결정의 포인트를 적절하게 정의함으로써, 다른 부서의 높은 이해관계자들(High Stakeholders)의 올바른 의사결정을 할 수 있도록 돕는다. 뿐만 아니라 프로젝트의 실행단계에서 프로젝트 매니저의 큰그림을 그리는 능력은 더욱 중요하다. 단위 업무를 하는 이해관계자는 전체 관점의 정보가 부족하기 때문에 자신이 맡은 업무에 집중한다. 상위 관점의 그림을 그리는 것은 프로젝트 매니저의 임무다. 프로젝트 매니저는 각 단위 업무가 왜 필요하며, 무엇을 언제까지 완료해야 하는지 파악하고 있어야 한다. 단위 업무가 모여 결국 프로젝트가 완성된다. 단위 업무 간에는 의존관계(dependency)가 있기 때문에 각 업무가 끝나는 시점이 중요하다. ‘구슬이 서 말이라도 꿰어야 보배’라는 말처럼 통합 관리 없이는 프로젝트의 각 단위업무들이 모래알처럼 흩어져 있게 된다. 나는 내가 단위업무를 통합해서 전체 프로젝트를 한걸음씩 진행시키는 것에서 큰 기쁨을 느낀다.

가장 어려운 이해관계자 관리, 가장 주요한 의사소통 관리, 그리고 프로젝트에 가장 가치를 주는 통합관리를 할 수 있는 프로젝트 매니저라는 직업은 꽤나 매력적이다.

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