업무관리

내가 상황을 통제하지 못하고, 상황에 끌려다니는 느낌이 들 때 업무 피로도는 급격히 올라갑니다. 저는 GTD 방식을 적극적으로 활용해 업무 통제력을 확보하는 노력을 하고 있습니다. GTD는 Get Things Done의 약자로, 데이비드 앨런이 제안한 업무 관리 기법입니다.

GTD는 쏟아지는 업무를 놓치지 않게 해주고, 우리가 집중하는 머리 속의 컨텍스트를 최대한 명료하게 하고, 빠르게 할 수 있는 업무들을 해치움으로써 많은 컨텍스트에 의해 분산될 수 있는 우리의 집중력을 유지할 수 있게 해주는 것이 장점입니다. GTD는 프로젝트의 성공에도 도움이 됩니다. 프로젝트는 애초에 불확실성을 내포하고 있고, 프로젝트가 진행됨에 따라 불확실성이 사라지고 점차 명확함이 생깁니다. GTD 방식을 활용하면 우리가 할 수 있는 것들을 빠르게 먼저 처리하기 때문에 프로젝트 후반으로 갈수록 발생할 수 있는 복잡한 상황에서 버퍼를 확보할 수 있게 됩니다.

이번 글에서는 노션을 활용하여 GTD와 칸반 개념을 어떻게 녹여서 사용할 수 있는지 소개해 볼 예정입니다.

GTD에는 기본적으로 5단계의 프로세스가 있습니다.

• Capture (Collect)

• Clarify (Process)

• Organize

• Reflect (Plan)

• Engage (Do)

기본적인 5개의 프로세스 외에 저는 Closing이라는 단계를 하나 더 추가하여 업무를 정리하고 있습니다. 먼저 노션 페이지에 칸반 형식을 사용하기 위해 Board View를 하나 생성합니다. 칸반은 업무의 상태(Status)를 확인하기 쉬워 업무의 진행상황을 잘 관리할 수 있는 도구입니다.

Capture

어떤 일이든 내가 신경써야 할 일이 있으면 무조건 ‘To Do’ 항목에 기록합니다. 기록을 해두지 않으면 그런 일이 있었다는 것조차 잊어버릴 수 있기 때문에 아무리 사소한 것이라도 ‘To Do’에 기록하는 것이 첫번째입니다. 여기에 기록할 때는 어떤 일인지 알 수 있도록 간단히 제목만 쓰거나, 잊어버리지 않아야 할 정보만 간단하게 기록하면 됩니다.

Clarify & Organize

‘To Do’에 기록해 둔 업무를 파악해 보고 하지 않아야 겠다는 판단이 들면 ‘Canceled’ 상태로 보냅니다. 외부 환경의 변화 등 내가 통제할 수 없는 급격한 변화가 있어야 실행 가능한 업무이거나, 정말 중요하지 않아서 내가 노력을 해도 노력에 비해 성과가 나오지 않는 업무에 대해서는 과감하게 하지 않겠다는 결정을 내립니다.

Reflect

특정 업무를 2분 안에 빠르게 완료 할 수 있다고 판단하면 제목만 보고 처리한 후에 ‘Done’ 상태로 보냅니다. 칸반 보드에서 드래그를 해서 바로 ‘Done’으로 보내는 행위는 업무를 끝냈다는 명시적 느낌이 들어서 기분이 좋습니다.

완료하기 위해 노력이 조금 더 필요한 업무라면 해당 업무에 대한 사항들을 조금 더 자세히 페이지에 작성을 한 후에 ‘In Progress’ 상태로 보냅니다. 여기서 집중력을 확보하기 위해서는 WIP(Work in Progress)를 최대 2~3개까지만 유지하는 것이 중요합니다.

Engage

마감일이 명확한 업무라면 Estimated Date 항목을 채우고 필요하면 리마인더 설정을 해둡니다. 그게 아니면 Estimated Date 항목은 그냥 비워둡니다.

‘To Do’에 업무가 보이는 것만으로 그 업무에 대해 상기할 수 있고, 완료해야 한다는 약간의 압박이 느껴지기 때문에 괜찮습니다.

Closing

완료된 업무가 많아질수록 ‘Done’ 항목이 늘어나서 컨텍스트를 최소화 하고자 하는 목적에 위배되는 상황이 생깁니다. 완료된지 오래되어서 다시 찾아볼 필요가 없을 것 같은 항목은 ‘Archived’ 상태로 이동 시킵니다. 이 상태는 칸반보드 상에 보이지 않기 때문에 저의 집중력을 흐트러뜨리지 않습니다.

‘Done’에는 최근에 완료되어 빠른 시간 내에 결과를 찾아봐야 할 수 있을 것 같은 업무는 당분간 그대로 둡니다. 마지막으로 처리한 업무가 전략 문서 작성이라든지, 세부적인 계획을 작성하는 것일 수도 있습니다. 단순 업무의 처리가 아니라 그 결과물이 중요한 경우에는 ‘Deliverable(산출물)’ 페이지에 따로 이동시켜서 보관합니다. 

GTD 방식과 노션이라는 툴을 잘 활용해 업무를 하면 상황을 통제하고 있다는 느낌이 들어서 훨씬 즐겁게 업무를 처리할 수 있을 것이라고 생각합니다.