프로젝트 관리에서 성공률을 높이는 핵심은 디펜던시 관리다. 특히 FS 디펜던시는 후속 작업의 진행에 직접적인 영향을 미치기 때문에 이를 미리 파악하는 것이 중요하다. 최근 진행했던 프로젝트에서도 이러한 중요성을 다시금 깨달은 사례가 있었다. 그중에서도 비용처리와 같은 재무 관련 프로세스가 큰 걸림돌이 될 수 있었는데, 이를 빠르게 해결하는 것이 프로젝트 성공에 있어 필수적이었다.

재무나 법무와 같은 부서와의 협업은 필연적으로 신중하고 보수적인 접근이 요구된다. 이들은 법적, 재정적 요인과 깊이 연결되어 있어 매우 보수적일 뿐만 아니라, 내부 프로세스 자체도 상당히 명확하고 시간이 많이 걸린다. 문제는 이런 부서들의 검토가 끝나지 않으면 실제 필요한 시점에 중요한 업무들이 진행되지 못해 프로젝트 전반에 치명적인 바틀넥을 초래할 수 있다는 점이다. 따라서 초반부터 이들과의 논의를 시작하고, 문제를 해결하는 것이 프로젝트 성공의 첫 단계였다.

하지만 이러한 초기 논의에서 딜레마가 생긴다. 프로젝트의 특성상, 초기 단계에서는 구체적인 정보가 부족한 경우가 많다. 즉, unknown unknowns의 영역이 커서 구체성을 확보하기 어렵다. 그럼에도 불구하고 해당 부서의 담당자들은 구체적인 정보를 원하며, 명확하지 않은 논의를 꺼린다. 이 때문에 프로젝트 초기에는 최대한 친절하게 배경 설명을 하고, 왜 구체성을 즉시 확보할 수 없는지 논리적으로 설명하는 데 시간을 많이 할애하게 된다.

이 과정에서 중요한 전략은 구체성이 확보될 때마다 지속적으로 소통하는 것이다. 이는 프로젝트의 본질적인 특성이다. 프로젝트는 진행되면서 점진적으로 구체화되기 마련이며, 모든 정보를 처음부터 완벽히 파악할 수는 없다. 따라서 담당자들에게는 구체성이 생길 때마다 싱크를 맞추고, 정보를 빠르게 공유하겠다는 점을 강조하게 된다. 이렇게 단계적으로 정보를 맞춰가는 과정이 프로젝트 진행의 안정성을 높이는 핵심이다.

이를 위해 실시간 소통 도구가 중요한 역할을 한다. 나는 슬랙과 같은 채널을 통해 실시간으로 정보를 공유하고, 이를 공개적인 방식으로 팀 전체가 접근할 수 있도록 한다. 이러한 오픈 커뮤니케이션의 장점은 정보의 투명성과 실시간성을 확보할 수 있다는 것이다. 결국, 문제는 제 시간에 올바른 정보를 전달받을 수 있느냐 없느냐의 차이로 귀결된다. 실시간 소통이 가능해지면 프로젝트의 돌발 상황에 대한 당황스러움을 줄일 수 있고, 팀원들 모두가 더 예측 가능한 상황 속에서 일할 수 있다.

이러한 과정이 반복되면서 팀 내에서는 정신적 안정감이 자리 잡는다. 이는 단순히 대응 속도가 빨라지는 것 이상의 의미를 갖는다. 당황하지 않고 예측 가능한 영역이 넓어질수록, 팀은 더 차분하게 대응할 수 있고 프로젝트 일정 관리에도 유리해진다. 구체적인 사례로는, 재무나 법무 부서의 담당자들이 점차 경계를 낮추고 협업의 문을 열어주는 변화를 볼 수 있었다. 그 결과, 업무 처리 속도가 빨라지고, 잠재적인 일정 지연 리스크도 크게 줄어들었다.

결국 프로젝트 관리에서 중요한 것은 예측 가능성을 최대한 확보하고, 내가 정보를 얻는 즉시 팀 전체에 신속하게 전파하는 것이다. 이렇게 함으로써 디펜던시로 인한 문제를 미리 파악하고 해결하는 것이 가능해지며, 전체 프로젝트의 성공 가능성을 크게 높일 수 있다.