프로젝트 매니저와 리포팅

프로젝트를 수행하는 것이 중요한 만큼, 수행 중인 프로젝트의 내용을 리포팅 하는 것도 매우 중요하다. 그런데 많은 경우 프로젝트 멤버들은 리포팅에 대해 오해를 한다.

오해 하나. 리포팅은 상위 이해관계자를 위한 것?

프로젝트 리포트를 작성하는 사람은 상사의 구미에 맞도록 리포트를 작성한다. 의사 결정권자이자 책임을 지는 상위 이해관계자가 원하는 내용을 리포트에 넣는 것은 기본이다. 그러나 상위보고만을 위한 리포트는 무의미하다. 리포팅은 상위로 뿐만 아니라 프로젝트 전체로 퍼져나가야 한다. 리포트에 관한 정보를 프로젝트 구성원 전체가 볼 수 있어야 한다. 상사를 위한 리포팅을 하겠다는 마인드와 프로젝트 멤버들이 프로젝트의 정보를 원활하게 얻을 수 있도록 리포팅을 하겠다는 마인드는 크게 차이가 난다. 프로젝트 리포팅은 프로젝트의 모든 이해관계자에게 의미가 있는 내용이어야 한다.

오해 둘. 리포팅은 보여주기 위한 것?

리포트를 작성할 때 말도 안되는 진척률 계산으로 소숫점 자리를 맞춰가는 것은 시간낭비일 뿐이다. 숫자놀음이 아닌 프로젝트의 전반적인 상태와 리스크, 이슈, 액션아이템, 의사결정사항들이 한 눈에 보여야 한다. 리포트의 목적은 정보 공유이며, 공유된 정보를 통해 의사 결정자가 결정을 내릴 수 있도록 하기 위함이다. 리포트를 작성할 때는 가시성(visibility)을 최대한 좋게 만들어, 일이 진행되는 상태와 마일스톤이 보기 쉽게 드러나도록 해야 한다. 가시성의 개선은 ‘보기좋은 문서’를 만드는 것이 최종 목적이 아니다. 가시성이 개선되는 것은 곧 관리가능한(manageable) 상태로 되었다는 뜻이다.

나는 회사에서 JIRA의 티켓을 기반으로 필터링을 통해 Confluence 페이지에 바로 정보를 보여준다. 이런 방식은 몇 가지 장점을 가진다.

첫째, JIRA와 Confluence라는 도구를 통해 업무를 체계적(systematic)으로 관리할 수 있다.
둘째, 정보는 일정 시점에서 취합된 죽어있는(static) 정보가 아닌 항상 최신(live)의 정보이다.
셋째, JIRA의 티켓을 필터링을 통해 가져오므로 정보의 취합을 위해 추가적인 노력을 들일 필요가 없다.

적절한 방식의 리포팅을 함으로써 프로젝트의 투명성을 높여 프로젝트의 커뮤니케이션 비용을 줄일 수 있고, 이는 결국은 프로젝트를 더욱 성공적으로 만든다.